Requisitos y documentos para sacar una póliza de cumplimiento
La aseguradora no expide la póliza solo con el pliego: primero estudia quién la pide. Estos son los documentos que suelen solicitar según seas persona natural, empresa o consorcio, y lo que conviene tener listo para no perder días.
Actualizado: octubre de 2026
¿Por qué la aseguradora pide tantos documentos?
Porque en la póliza de cumplimiento la aseguradora respalda ante la entidad que vas a cumplir. Si no cumples, ella responde. Antes de asumir ese compromiso necesita saber tres cosas: quién eres, si tienes capacidad financiera y técnica para ejecutar el contrato y qué exactamente te está pidiendo la entidad.
A eso se suma una obligación legal: las aseguradoras vigiladas por la Superintendencia Financiera deben conocer a sus clientes como parte de su sistema de prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo (SARLAFT). Por eso siempre hay un formulario de vinculación, aunque ya hayas tenido pólizas con otra compañía.
Documentos que suelen pedir, según quién eres
La lista exacta la define Seguros del Estado S.A. según el valor del contrato y tu perfil. Esta tabla resume lo que habitualmente se solicita:
| Documento | Persona natural | Persona jurídica | Consorcio o unión temporal |
|---|---|---|---|
| Documento de identidad | Cédula del contratista | Cédula del representante legal | Cédula del representante del consorcio o la unión temporal y de los representantes de cada integrante |
| RUT | Sí | Sí | De cada integrante y, si ya lo tiene, del consorcio o la unión temporal |
| Certificado de existencia y representación legal | Si tienes matrícula mercantil, suelen pedir el certificado de Cámara de Comercio | Sí, con expedición reciente | De cada integrante que sea persona jurídica |
| Documento de constitución del consorcio o la unión temporal | No aplica | No aplica | Sí, con integrantes, porcentajes de participación y representante |
| Estados financieros | Pueden pedir estados financieros o declaración de renta, según el valor del contrato | Suelen pedir los del último cierre, con notas, firmados por contador y revisor fiscal si lo tienes | De cada integrante |
| Formulario de vinculación o conocimiento del cliente (SARLAFT) | Sí | Sí | De cada integrante |
| Pliego, invitación o minuta del contrato | Sí | Sí | Sí |
| Experiencia en contratos similares | La aseguradora puede solicitarla | La aseguradora puede solicitarla | De los integrantes que la aportan |
| Contragarantía (pagaré, carta de instrucciones u otra) | Cuando la aseguradora la pide | Cuando la aseguradora la pide | Cuando la aseguradora la pide, normalmente firmada por los integrantes |
No todos los documentos se piden siempre. Para contratos pequeños o clientes que la aseguradora ya conoce, el trámite puede ser más corto; para contratos grandes o un primer trámite, la aseguradora puede solicitar información adicional.
La información del contrato que no puede faltar
Además de tus documentos, la aseguradora necesita saber exactamente qué garantizar. Ten a la mano:
- El nombre y el NIT de la entidad contratante.
- El número del proceso o del contrato y su objeto.
- El valor del contrato o de tu oferta, y el del anticipo o el pago anticipado si los hay.
- Los amparos que exige el pliego, con sus porcentajes y vigencias.
- El plazo de ejecución y la fecha prevista de inicio.
Todo esto suele estar en el pliego o en el contrato. Si el proceso está en SECOP II, el número del proceso permite consultarlo en la búsqueda pública de la plataforma; lo explicamos en la guía de la póliza de cumplimiento en SECOP II.
¿Qué miran en tus estados financieros?
La aseguradora quiere ver si tu empresa puede asumir el contrato sin quedarse corta. En general se fija en tu liquidez, tu nivel de endeudamiento, tu patrimonio frente al valor del contrato y cuántos contratos tienes en ejecución al mismo tiempo. No hay una fórmula pública: cada compañía aplica sus propios criterios.
Por eso conviene entregar estados financieros actualizados y completos. Unos estados viejos o sin notas suelen traducirse en más preguntas y más días.
¿Qué es la contragarantía y cuándo la piden?
Es el respaldo que le das a la aseguradora para que, si tiene que pagarle a la entidad por tu incumplimiento, pueda recuperar ese dinero. Lo más común es un pagaré en blanco con carta de instrucciones, firmado por el tomador y, en algunos casos, por los socios o un codeudor.
No siempre se exige. La aseguradora puede solicitarla según el valor del contrato, tu situación financiera o el tipo de amparo. Si te la piden, lee bien lo que firmas: es una obligación tuya frente a la aseguradora, independiente del contrato con la entidad.
Si te presentas en consorcio o unión temporal
En contratación estatal, cuando la oferta la presenta un proponente plural, la garantía debe ser otorgada por todos sus integrantes. Eso significa que la aseguradora estudia a cada uno: necesitará los documentos de todos y el documento de constitución con los porcentajes de participación. Un integrante con documentos incompletos retrasa a todo el consorcio.
Lo que la aseguradora no te puede exigir
En garantías para contratos estatales, el Decreto 1082 de 2015 prohíbe a las aseguradoras exigir a proponentes o contratistas comprar amparos que la entidad no pidió. Puede negarse a expedir o pedirte más información, pero no condicionarte a adquirir coberturas que el pliego no exige.
Errores que demoran el trámite
- Empezar el día antes del cierre o de la firma. El estudio toma tiempo, sobre todo la primera vez.
- Enviar documentos vencidos. Un certificado de existencia antiguo o estados financieros de hace dos cierres.
- No enviar el pliego. Sin él no se puede saber qué amparos, valores y vigencias deben ir en la póliza.
- Datos distintos entre documentos. Razón social o NIT escritos diferente en el RUT, en la cámara de comercio y en el contrato.
- En consorcios, enviar solo los documentos del líder.
El pliego manda y la aseguradora decide. Los amparos, porcentajes y vigencias los fija la entidad; los documentos y la decisión de expedir, la aseguradora. AsiSeguros es una agencia de seguros que actúa como intermediaria: reunimos contigo los documentos y gestionamos el trámite ante Seguros del Estado S.A., pero no podemos garantizar que la póliza se apruebe ni en qué plazo.
Si ya tienes los documentos, el siguiente paso es saber cuánto cuesta una póliza de cumplimiento y de qué depende el valor.
Fuentes
Guía elaborada por el equipo de AsiSeguros, agencia de seguros digital que atiende en toda Colombia, con base en las normas citadas. El pliego de cada entidad y la póliza expedida prevalecen sobre esta información.
Preguntas frecuentes
¿Qué documentos piden para una póliza de cumplimiento?
Suelen pedir el documento de identidad, el RUT, el certificado de existencia y representación legal si eres empresa, estados financieros, el formulario de vinculación del cliente y el pliego o la minuta del contrato. La aseguradora puede solicitar información adicional según el valor del contrato y tu perfil.
¿Una persona natural puede sacar una póliza de cumplimiento?
Sí. Si vas a contratar como persona natural, la póliza se expide a tu nombre como tomador. Los documentos suelen ser tu cédula, tu RUT, el formulario de vinculación y, según el valor del contrato, información financiera como estados financieros o declaración de renta.
¿Siempre piden estados financieros?
No siempre. Depende del valor del contrato, del tipo de amparo y de si la aseguradora ya te conoce. Para contratos de mayor valor o un primer trámite es habitual que los pidan.
¿Qué es la contragarantía?
Es el respaldo que firmas a favor de la aseguradora, normalmente un pagaré con carta de instrucciones, para que pueda recuperar lo que pague a la entidad si incumples. La aseguradora puede pedirla según el riesgo; no se exige en todos los casos.
¿Qué piden si me presento en consorcio o unión temporal?
El documento de constitución con los integrantes y sus porcentajes de participación, y los documentos de cada integrante. En contratación estatal la garantía debe ser otorgada por todos los integrantes del proponente plural.
¿Me pueden negar la póliza aunque entregue todos los documentos?
Sí. La aseguradora decide si expide después de estudiar el riesgo. Entregar los documentos completos agiliza el estudio, pero no garantiza la aprobación.
¿Necesito el pliego para que me coticen?
Sí, o al menos la minuta del contrato. Ahí están los amparos, los porcentajes y las vigencias que debe tener la póliza; sin esa información la cotización puede no coincidir con lo que exige la entidad.
¿Tienes los documentos listos?
Envíanos el pliego y te decimos qué falta para tramitar tu póliza con Seguros del Estado S.A. Te atendemos en línea desde cualquier ciudad de Colombia.
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